GmailではIMAPフォルダーとしてラベルが使われています。IMAPフォルダーを削除してもラベルがなくなるだけでメールアイテム自体は消えません。
ですがOffice 365はIMAPフォルダーそのものなので、削除すると中のメールアイテムも消えてしまいます。
Gmailのような処理にしたければ、IMAPフォルダーを削除する前にメールアイテムを移動してやる必要がありますが手作業では面倒です。
そこでOutlookクライアントで一括でメールアーカイブするためのVBAマクロを作ってみました。
以下はInboxからArchiveフォルダにメールアイテムを移動するようになっていますが、mySrcFolderとmyDstFolderで移動元/移動先フォルダーを変更できます。
Sub ArchiveItems()
Dim myNameSpace As Outlook.NameSpace
Dim myInbox As Outlook.Folder
Dim myDstFolder As Outlook.Folder
Dim mySrcFolder As Outlook.Folder
Dim myItems As Outlook.Items
Dim myItem As Object
Set myNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set myInbox = myNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set myDstFolder = myInbox.Parent.Folders("Archive")
Set mySrcFolder = myInbox
Set myItems = mySrcFolder.Items
For Each myItem In myItems
myItem.Move myDstFolder
Next
MsgBox "Complete!"
End Sub
おまけで現在操作中のフォルダー名を表示するマクロ。
Sub DisplayCurrentFolderName()
Dim myExplorer As Outlook.Explorer
Dim myFolder As Outlook.Folder
Set myExplorer = Application.ActiveExplorer
Set myFolder = myExplorer.CurrentFolder
MsgBox myFolder.Name
End Sub